Отслеживание гостей и подтверждение броней

Как отследить гостей от ТоМесто?

Наш оператор звонит в заведение и уточняет, смогут ли в ресторане принять гостей на определённое время, в соответствии с пожеланиями. Если ответ утвердительный, наш оператор передаёт фамилию и имя гостя, его контактный номер, точное количество гостей и время их прихода. В заведении хостесс или администратор заносят бронь в книгу резервов и ставит пометку «ТоМесто» (любым удобным ему способом).

Когда гостей встречают на входе в ресторан, легко можно будет отследить именно наших гостей.

Подтверждение броней по e-mail

Чтобы вы могли подтверждать брони в удобное для себя время, мы отправляем вам письма с формой подтверждения. В 10 часов утра по местному времени вам придёт на электронную почту письмо «X броней ожидают подтверждения» со ссылкой на перечень ещё неподтверждённых к этому моменту броней. Вот такое письмо:

По ссылке открывается форма подтверждения, вот такого вида:

# — количество гостей по брони; ? — пожелания от гостей (если они были).
Введите свои имя и фамилию, заполните суммы чеков. Если всех сумм под рукой нет, ничего страшного — заполняйте те, что есть, остальные просто останутся пока неподтверждёнными и придут вам в письме завтра.

Если гости по брони не пришли, ставьте галку «Не пришли». Главное — не забудьте нажать кнопку «Отправить» после того, как закончили заполнять.

Если вы кликнули по кнопке и увидели вот такую ошибку:

Просто нажмите на «Отправить новый токен» — вам снова придёт письмо.

Работа с бронями в личном кабинете, поиск, подтверждение

Для доступа к перечню броней кликните на ссылку «Мои бронирования» в меню. Вы попадёте на страницу с перечнем броней за текущий период:

Важно: по умолчанию брони выводятся по дате создания, то есть, когда они были сделаны. Если нужно посмотреть брони на конкретную дату, выберите Тип даты = Дата брони.

Фильтр «По дате» позволяет вывести все брони на выбранный месяц, а «Точная дата» позволяет задать произвольный промежуток.

В поле поиска можно найти гостя по имени или телефону, вводя его без пробелов и тире в формате 79218888888.

Подтвердить бронь можно, перейдя к деталям брони по ссылке в первом столбце таблицы. Вид детальной формы брони:

Для изменения статуса брони воспользуйтесь кнопками вверху. Если вам недоступен переход к деталям брони, свяжитесь с аккаунт-менеджером, и вам дадут доступ к подтверждению броней.

Как происходят итоговая сверка по гостям, закрытие месяца?

Чтобы итоговая сверка прошла оперативно, мы еженедельно, по вторникам, на указанный в договоре e-mail автоматически отправляем Предварительный Отчёт с перечнем гостей, посетивших ваш ресторан, с суммами по чекам.

По итогам месяца, в первый день следующего месяца вы получите на электронную почту комплект документов. В комплекте — итоговый отчёт по гостям и суммам.

Вам нужно подтвердить Отчёт, нажав соответствующую кнопку внизу документа.

После подтверждения отчёта на указанный в договоре e-mail будут отправлены счёт и акт. Если вы просили присылать оригиналы документов, то также будут отправлены бумажные экземпляры документов, если мы работаем по ЭДО — будут отправлены по ЭДО.

Почему важно быстро платить

Срок оплаты счёта — 10 рабочих дней. Своевременная оплата счёта влияет на позицию ресторана в поиске — чем быстрее вы оплачиваете счёт, тем выше ваш рейтинг.